53 procent af de 36 afsluttede it-projekter i staten i perioden 2011-18 blev forsinket og 39 procent af de 38 igangværende it-projekter rapporterer, at de forventer at blive forsinket. Otte procent er afsluttet før tid. Når halvdelen af Statens it-projekter er forsinkede, kan vi ikke automatisk konkludere, at det er et problem. Der er ikke data om årsager til og konsekvenser af forsinkelserne.

26. september 2018

Tidlig fastlæggelse af tidsplaner

Myndighederne estimerer varighed for de store it-projekter, når de i slutningen af analysefasen planlægger projektet. Tidsplanerne risikovurderes efterfølgende af Statens It-råd. Giver It-rådet anbefaling om at ændre tidsplanen, har myndigheden mulighed for det. Senest en måned efter fastlægges projektets baseline. Datoen for projektafslutning indgår i projektets baseline. Vi har set nærmere på, hvor godt det går med at holde tidsplanerne.

 

Afsluttede projekter – 53 procent er forsinkede

53 procent af de afsluttede projekter[i] blev færdige med it-projektet senere end fastlagt i baseline for projektet. Mere end halvdelen af projekterne estimerer således tidsplanerne for optimistisk. Vores erfaringer har vist os, at det allerede går galt i anskaffelsesfasen, da udbudsprocessen typisk er estimeret til at vare 6-9 måneder, men i praksis oftere varer tæt på 15 måneder. It-projekterne slæber altså en forsinkelse efter sig allerede tidligt i projektgennemførelsen. 39 procent af it-projekterne er afsluttet på det aftalte tidspunkt, mens otte procent har afsluttet projektet før tid. Se fordelingen herunder:

 

Forsinkelser i It-rådets første periode

76 procent af de forsinkede projekter optrådte første gang i Statens It-råds to første statusrapporter[ii], selvom de kun dækker 41 procent af de afsluttede projekter. Dette kunne tyde på, at projekterne med tiden er blevet bedre til at estimere deres tidsplaner ved projektstart, og at It-rådets anbefalinger om at undgå for stramme tidsplaner kan være taget til efterretning.

 

Igangværende it-projekter – 39 procent forventer forsinkelse

39 procent af de 38 igangværende it-projekter forventes på nuværende tidspunkt at blive forsinket. Det svarer til 19 ud af de 38 igangværende projekter, der forventes forsinket.

Se oversigten over igangværende it-projekter med forventede forsinkelser:

Når projekterne er afsluttede, kan forsinkelsen reelt vise sig at være større end her estimeret, da nogle projekter får nye baselines undervejs i projektgennemførelsen. Nye baselines kan fastlægges ved ét genbesøg af It-rådet eller hvis projektet får et nyt aktstykke ved Finansudvalget.

De forsinkede projekter har en gennemsnitlig forsinkelse 8,4 måneder set i forhold til alle forsinkede projekter. Holdes forsinkelserne op i forhold til den samlede portefølje af afsluttede projekter, og dermed inklusive projekter, der er leveret til tiden eller hurtigere, bliver den gennemsnitlige forsinkelse 4,2 måneder.

Der kan ikke umiddelbart aflæses fælles karakteristika i de analyserede data mellem de forsinkede projekter. Det er dog værd at bemærke, at kun 22 procent af de afsluttede projekter står for hele 74 procent af den samlede forsinkelse. 50 procent af disse projekter optræder første gang i den første offentligt tilgængelige statusrapport fra andet halvår af 2012.

 

Hvilke leverandører og ministerier oplever forsinkelser?

Omend 53 procent af de afsluttede projekter er blevet forsinket, er det et fåtal af projekter, der står for en stor andel af forsinkelsen. Syncronix, ITS Teknik, inVokers og Steria leverer til sammen seks projekter med en akkumuleret forsinkelse på 80 måneder. Det tyder på, at der i de seks projekter har været nogle uforudsete hændelser, som har belastet projektet markant. Det er ikke muligt ud fra de offentliggjorte data at se, hvilke årsager der ligger til grund for forsinkelserne.

 

Forsinkelser fordelt på leverandører (afsluttede projekter)

 

Forsinkelser fordelt på ministerier (afsluttede projekter)

Forsinkelser er et fælles ansvar mellem kunden og leverandøren. Der kan ligge mange forskellige årsager til forsinkelserne. Det er ikke muligt i de offentliggjorte statusrapporter at identificere årsager til forsinkelser.

 

Varighed

Der er ikke data for varighed på hvert projekt i statusrapporterne fra 2012-17. I statusrapporten fra 2. halvår 2017 er der sammenstillet data for varighed for 32 igangværende it-projekter og programmer. De 32 it-projekters varighed spænder fra knap et år til syv år. Omregnet til måneder er det ca. 12-84 måneder. Der er identificeret en gennemsnitlig varighed på 4,2 år, hvilket svarer til 50 måneder[iii]. Herunder ses varighed for projekterne i gang i 2017:

Det kunne være interessant at sammenholde data om varighed med forsinkelse for at se, om der er en sammenhæng mellem varighed og størrelsen på forsinkelsen. Er korterevarende projekter mindre forsinket end længerevarende projekter? Er længerevarende mere risikofyldte end de hurtigere og mere agile projekter? Statusrapporterne indeholder ikke svar på de spørgsmål.

 

Forsinkelser og gevinstrealisering

En forsinkelse behøver ikke at være negativ for den samlede investering. Det kan være projektets tidsplan har været fastlagt på forkerte forudsætninger. Det kan være der undervejs identificeres behov, som samlet set vil forøge projektets gevinster.

 

Om den statslige projektportefølje

Samlet set har vi identificeret 92 it-projekter og programmer i den statslige projektportefølje. De 48 it-projekter er på nuværende tidspunkt afsluttet. De 6 projekter er lukket før tid og de resterende 38 projekter er i gang med at blive leveret.

 

Vi er dykket ned i de 48 afsluttede projekter. De 15 af projekterne er der endnu ikke opsamlet data fra eller de er fortsat fortrolige. Oplysningerne vil formentlig være medtaget i den næste statusrapport i 2019. Vi har analyseret data fra de resterende 36 afsluttede it-projekter.

 

Oversigten over projektafslutning er en del af vores samlede analyse. Vi publicerer løbende flere analyser på baggrund af statusrapporteringerne. Kontakt os for at høre mere om vores analyser af de store statslige it-projekter på info@blackswaninstitute.dk

 

To gange om året siden 2011 har Regeringen publiceret en statusrapport for de store statslige it-projekter. Black Swan Institute har sammenstillet data fra 7 års offentlige statusrapporter for at se, hvordan det samlede billede af statens it-projektportefølje ser ud.

 

Bemærk, at It-rådets statusrapporter fra 2018 og fremadrettet kun udgives én gang årligt i stedet for to. Bemærk data er hentet direkte fra de offentliggjorte statusrapporter. Der tages forbehold for fejl i statusrapporterne[iv]. Statusrapporterne kan ses her


[i] 15 projekter er også afsluttet, men der mangler data fra projektafslutning i statusrapporterne.

[ii] Statusrapport 2012 2 & 2013 1.

[iii] Det er marginalt lavere end ved sidste statusrapport.

[iv] I seneste statusrapport nævnes 36 igangværende projekter, men der er kun 35 i statusoverblikket.