Der er masser at blive klogere på ved at læse beretningen fra Statsrevisorerne om SKATs moderniseringsprogram. Rigsrevisionens gennemgang af programmet afgivet 21. januar 2015 understreger vigtigheden af risikostyring og en realistisk vurdering af risikovilligheden. Statsrevisorerne: ”Risikostyringen af projekterne i fase 1 har ikke kunnet dokumenteres eller har været minimal og ufuldstændig. SKAT har udvist høj risikovillighed ved bl.a. at påbegynde systemmoderniseringens fase 2, selv om fase 1 ikke var afsluttet.”

Alle organisationer, som igangsætter store forandringsprogrammer, bør sikre sig, at organisationen har den nødvendige modenhed for at kunne gennemføre projekterne med succes. Nødvendige styringsparadigmer, herunder risikostyring, skal være implementeret og basere sig på klare beskrivelser af ansvar. Og det skal være muligt for topledelsen løbende at vurdere, om programmet er på rette kurs i forhold til at opfylde de forudsatte målsætninger.

En stærkt værktøj til at undersøge dette er at starte med at fastlægge organisationens risikoprofil og skabe forudsætningerne for reel risikoledelse. Med en risikoprofil undersøges bl.a.:

  • Hvad er risikovilligheden i organisationen, og hvordan matcher den organisationens modenhed?
  • Har organisationen kapaciteten og kompetencerne til at gennemføre forandringsprocessen, og hvis ikke, hvilke initiativer skal igangsættes for at sikre, at det sker?
  • Kan organisationen i arbejdet med at scope programmet tage højde for risikoprofilen?
  • Er risikovilligheden afstemt med direktion og beslutningstagere?
  • Er der handlingsplaner og beredskabsplaner, som mapper op mod de største risici?

Når man læser Statsrevisorernes beretning, er det tydeligt, at risikovilligheden i moderniseringsprogrammet i SKAT har været større end organisationen har kunnet bære, og at der i begyndelsen af programmet ikke foregik en risikostyring på et modenhedsniveau, som matchede programmets kompleksitet. Ellers som Skatteminister Benny Engelbrecht siger i en artikel i Politiken d. 22. januar. ”Vi må erkende, at SKAT på daværende tidspunkt ikke var klar til at påtage sig en så stor opgave”. Og det har været en medvirkende årsag til, at målene for programmet ikke er blevet opfyldt.

 

Målet med Statsrevisorernes beretning er at undersøge, om SKATs styring, målopfyldelse og organisatoriske implementering har været tilfredsstillende. Svaret på de stillede spørgsmål må betegnes som værende nej. I beretningen konstateres, at programmet er blevet tre gange så dyrt som oprindeligt forudsat, der er kun indfriet en besparelse på 190 af 905 årsværk og 5 af de 6 omfattede projekter er blevet mellem 4 og 5 år forsinket.

 

SKAT kritiseres i beretningen bl.a. for følgende:

 

  • For stor risikovillighed, bl.a. ved at starte fase 2 før fase 1 var afsluttet.
  • Manglende fokus på og dokumentation af om projekterne opfylder de fastlagte målsætninger og realiserer de forudsatte gevinster.
  • Projektmodel og styringsparadigmer var ikke forankrede, da programmet startede op.
  • For sent fastlagt ansvarsfordeling og manglende rapportering og opmærksomhed i topledelsen, primært i forhold til økonomi og budget.
  • Generel kritik af manglende dokumentation af projekt- og programforløbene, herunder ansvarsfordelingen og governancemodeller.
  • Manglende milepæle for interne leverancer og den interne implementering hos SKAT.
  • Beredskabsplaner var ikke realistiske og der manglede planer for håndtering af opståede kritiske situationer.

 

Rapporten viser dog også, at SKATs modenhed er vokset i programperioden og i dag i højere grad end tidligere efterlever bedste praksis i eksempelvis Bonneruprapportens anbefalinger og god projektpraksis. Dette er bl.a. opnået ved større fokus på risikostyring.

 

Der er rigtig meget læring at hente i beretningen, og den dækker mange af de emner, som vi i Black Swan Institute ville gå ind og vurdere i forbindelse med en risikovurdering eller et review. Målet ville her være at sikre, at risici bliver identificeret og håndteret så tidligt i programforløbet, at programmet eller projektet ikke ender som analyseobjekt for Statsrevisorerne og Rigsrevisionen.

 

En stor mangel i beretningen er fraværet af en analyse af leverandørernes rolle. SKAT gør gentagne gange opmærksom på, at leverandørernes manglende leverancer har været medvirkende til programmets forsinkelser og fordyrelser. Moderniseringsprogrammet er et oplagt analyseobjekt for at få læring i forhold til den indflydelse samarbejdet mellem SKAT og leverandørerne har haft på programmets problemer.

 

Statens It-projektrådets fremhæver det gode kunde/leverandørsamarbejde som en forudsætning for succesfyldte projekter. Hos Black Swan Institute er vi enige i denne antagelse. Af samme grund vil vi gerne facilitere en konstruktiv dialog om risici og risikostyring mellem kunder og leverandører, så vi kommer ud over den forudsigelige mudderkastning, når programmer og projekter begynder at udvikle sig til sorte svaner.

 

Læs Statsrevisorernes beretning her: http://www.ft.dk/Statsrevisorerne/Nyheder/2015/01/Beretning%205%202014%20afgivet.aspx