Af partnere Anders Find og Annemarie Vitoft, Black Swan Institute, 4. august 2016

Risikostyring understøttes mange steder it-mæssigt af Excel-baserede logs, som udfyldes og opdateres af projektleder eller opgaveansvarlig. De baserer sig ofte på en basal beskrivelse af risikoen, en vurdering af sandsynlighed og konsekvens samt en planlægning af hvordan risikoen håndteres. Herudover kan der i lille eller stor udstrækning foregå opmærkning af den enkelte risiko ift. hvornår den forventes at indtræffe, hvilke risikokategori den vedrører, hvordan risikohåndtering og –ansvar håndteres, etc.  Dette kan i nogle tilfælde give anledning til Excel-værktøjer med mange kolonner, der skal udfyldes pr. risiko, hvilket kan gøre det svært at skabe overblik over materien i den enkelte risiko for projektleder og ledelse. Nedenfor er vist Statens standard for et risiko-register baseret på Excel

Billede1

Vi oplever ofte udfordringer for projektledere med at finde det rette niveau for beskrivelser af den enkelte risici. Det betyder enten, at regnearket bliver fyldt med rigtige mange meget detaljerede tekniske risici, som måske oftere er issues (allerede indtrufne risici) eller at værktøjet kun indeholder få meget overordnede generiske/risici, som ikke udvikler sig i projektets liv. Disse forhold er selvfølgelig ikke kun drevet af utilstrækkelig it-understøttelse, men det er vigtigt, at værktøjet hjælper brugeren til at finde det rette niveau for risikobeskrivelse. Hverken mange detaljerede eller få overordnede risici kan der styres ud fra. Det gode risikoværktøj vil guide brugere til at finde det rette niveau, fx ved at præsentere brugeren for eksempelvise risiko-beskrivelser eller ved at sikre at brugeren fx kun visiterer risici, som har indflydelse på projektets mål.

Projektrisici er ofte mere lyrik end matematik og netop derfor egner Excel sig ikke altid godt til at præsentere den mere verbale side af risikobilledet. De excel-baserede værktøjer gør det ofte vanskeligt at skabe det nødvendige ledelsesoverblik til at en ledelse kan forholde sig til risici. For i sidste ende forudsætter risikoledelse at ledelsen forstå substansen i den enkelte risiko, for at kunne tage ejerskab til den og for at kunne bidrage til håndtering.

Udfordringerne med de basale risiko-værktøjerne kan også ofte være, at de kun bliver brugt ved projektopstart, men at projektlederne ikke oplever det som et egentligt styringsværktøj og derfor ikke anvender værktøjet løbende i projekt. Vi oplever således mange organisationer, hvor risikostyringen begrænser sig til udfyldelse af risiko-register som XLS-ark og som en del af compliance i projektets indledende faser. Risikostyring er en løbende og iterativ proces, som forudsætter at på udførende og ledende niveauer bidrager til løbende identifikation, vurdering, planlægning og håndterng af risici herunder særlige risiko-aktiviteter fx ved faseovergang. En af udfordringerne med de Excel-baserede værktøjer kan være, at de ikke i tilstrækkelig grad understøtte risikostyrings-processen ud over den basale identifikation og beskrivelse af risiciene, kvantitativ vurdering og overvejelser om mitigering. Men fx mitigering af risici forudsætter ofte involvering af styregruppe/ledelse herunder at der kan indstilles klare mitigerende handlinger til beslutning i en styregruppe. Det Excel-baserede risiko-værktøj kommer ofte til kort i denne ledelses-proces, og man ender med at klippe/klistre risiko-oplysninger til andre præsentations-redskaber, som møder styregruppen. Og samtidig bliver styregruppen behandling af den enkelte risiko herunder den mulighed en ledelse har for at berige eller udvidde risiko-billedet ofte ikke ført tilbage i den excel-baserede log.

Risikostyring og risikoledelse forudsætter, at viden om risici let kan deles på tværs af projekter og organisationen. Excel som værktøj er ikke altid velegnet til let at dele informationer på tværs. Deling og overblik på tværs vil ofte forudsætte et it-værktøj, som gør det let for fx projektledere at vedligeholde et risikobillede i en fælles database samt indeholdende et dynamiske præsentationslag som dashboard/til ledelseoverblik/, som let kan tilpasses.

Det er vanskeligt at bedrive risikostyring og risikoledelse uden en eller anden form for værktøjsunderstøttelse. Risiko-oplysninger er data, som kan og skal systematiseres for at kunne overvåge og håndtere risici, se udviklingen i dem og lære af dem ved at se på mønstre på tværs af projekter, programmer, porteføljer og organisationer.

Det rigtige it-værktøj kan bidrage til at organisationen systematisk samler op på vigtigt projektviden om: Hvilke risici havde vi forventet, hvilke risisci mødte vi rent faktisk i projektet, som blev til issues og skulle håndteres, hvilke mitigerende handlinger var effektive, etc. Dette er potentiel en meget vigtig læring og erfaring, som bør systematisere og overføres organisationens arbejde med andre lignende initiativer.

Der findes særskilte risikoværktøjer og der findes enterprise-løsninger, som rummer risikostyring som et af mange styringsværktøjer. Uanset hvilket hvilket form for værktøj, man tager i anvendelse, bør det understøtte den proces og kadence der er eller som man ønsker i risikostyringen.

Risici usikre hændelser, der kan udfordre projektets mål og derfor bør et værktøj også støtte projektlederens løbende registrering af risci, som kan udfordre mål samt give en ledelse/styregruppe indsigt i hvor udfordret projektets mål er risikomæssigt med henblik på at drøfte hvorledes dette håndteres.

Husk derfor, når I anskaffer eller udvikler jeres nuværende risikostyrings-værktøj:

  • Overvej hvordan jeres riskostyring sammen med andre styringsdiscpliner (tid, ressourcer, økonomi) og hvordan skabes en fornuftig sammenhæng i værktøjsunderstøttelsen
  • Værktøjet gør det ikke i sig selv, men værktøjer, som kun anvendes, fordi det er påkrævet af rapportering-hensyn vil være meget lidt værdiskabende i risikostyringen
  • Oplever brugere/projektledere at værktøjet giver værdi i brugerens daglig styringsopgave, vil værktøjet kunne bidrage til et vedvarende fokus på risikostyring i projektet
  • Hvordan bidrager værktøjet til at skabe real-time risikooverblik over projekter, programmer, portefølje og virksomhed
  • Hvordan bidrager værktøjet til at opsamle risiko-læring som kan overføres mellem projekter
  • Hvilke roller er der omkring risikostyring i jeres virksomhed og hvilken form for værktøjsunderstøttelse har de forskellige behov for og hvordan kan det bedste it-understøttes
  • Hvilke ledelsesfora skal have præsenteret risikooverblik og indsitllinger om mitigerende handlinger og hvordan kan dette bedste it-udnerstøttes

Artiklen er en del af Risk Management håndbogen fra Andersen Forlag. Hvis du er interesseret i at abonnere på håndbogen, så kontakt os på info@blackswaninstitute.dk.